Cómo digitalizar y optimizar datos de productos

Muchas empresas se enfrentan a los mismos problemas cuando se trata de gestionar datos de productos, pero no saben qué soluciones IT pueden ayudarlas. En este artículo, presentamos una estrategia para optimizar la gestión de datos de sus productos y crear una ventaja competitiva.

1. Situación inicial y desafíos

Los remitentes de datos de productos pueden ser fabricantes, proveedores o mayoristas. Los empleados de estas empresas dedican mucho tiempo a editar datos de productos para diferentes mercados, clientes y canales de venta. Los sistemas ERP existentes son insuficientes para cubrir todos los datos relevantes para todos los clientes y mercados. La ficha de producto puede volverse demasiado extensa y compleja para trabajar con ella. Los clientes, a menudo, pueden tener requisitos especiales con respecto a los datos del producto. Además, para reducir el tiempo y el trabajo manual de su parte, les gustaría recibir datos de forma estructurada directamente en su sistema de TI.

Los receptores de datos de productos pueden ser minoristas, mayoristas, clientes finales o marketplace. Estas empresas reciben fichas de productos en varios formatos (PDF, listas, archivos de Excel, datos EDI). Por lo tanto, los empleados dedican mucho tiempo ingresando datos en el respectivo sistema IT. La información enviada a menudo puede ser poco clara e incompleta, lo que requiere una mayor comunicación. Ciertos departamentos, como el de logística y marketing, necesitan algo más que los datos estándar del producto y tienen varias reglas que los proveedores no siguen.

2. Solución

En general, los fabricantes y proveedores están mejor informados sobre los datos del producto y deben proporcionar esta información a sus clientes en un formulario que sea completo, correcto, estructurado y actualizado. Se trata de una cuestión de competencia, ya que los proveedores que ofrecen datos de productos de gran calidad estarán mejor valorados por los clientes.

Se necesita una herramienta para crear un canal de comunicación eficaz entre remitentes y receptores de datos. Los remitentes deben saber exactamente qué datos se requieren legalmente por país, así como los deseos específicos del cliente. Esta descripción general se puede proporcionar fácilmente en un formulario web o como validaciones automáticas cuando se intercambian datos EDI.

3. Intercambio digital eficiente de datos de productos

Un sistema MDM actúa como un recopilador de datos central que unifica varios silos de datos del entorno de su propia empresa, así como los sistemas de sus socios comerciales. Pero, ¿cómo funciona? Veamos varios casos de uso: entradas manuales y semimanuales, y flujos de datos compatibles con EDI.

 

3.1 Proceso básico

La base de todos los procesos es el grupo de datos MDM con su interfaz web. Un remitente de datos puede iniciar sesión en el sitio web y crear un nuevo producto. Por lo tanto, deben elegir ciertos factores que determinarán qué información deben ingresar y qué reglas se aplican a los valores ingresados.

Después de ingresar estos valores, el MDM abre una ficha de producto muy clara donde se muestra toda la información relevante para los factores de la ficha de producto ingresados. Los campos obligatorios están marcados como tales. Cada campo tiene un texto de ayuda que describe exactamente qué información se debe ingresar y qué reglas se aplican (por ejemplo, límites de caracteres). Estas reglas son muy importantes ya que hacen imposible que el remitente ingrese datos incorrectos. Por ejemplo, los pesos de productos y paquetes, así como los precios con impuestos, tarifas de transporte, etc., son calculados o verificados automáticamente por el sistema. Para reducir tiempos, la misma ficha de producto se puede copiar y publicar para un mercado diferente. En ese caso, solo es necesario ingresar la información adicional que se requiere para este mercado pero que no está presente en la ficha original. Lo mismo ocurre con las actualizaciones de productos.

El receptor puede implementar un flujo de trabajo simple o complejo que puede incluir varios departamentos para verificar quién tiene la opción de cambiar o agregar valores, como descripciones de marketing o palabras clave de SEO en las fichas de productos recibidas. Por supuesto, es posible realizar solicitudes de corrección o hacer preguntas mediante una función de chat. Si lo desea, incluso las negociaciones de precios se pueden realizar con el MDM. Dicha información también puede enriquecerse por otras fuentes EDI, ERP u otros sistemas de TI integrados.

Finalmente, la información del producto llega al sistema de IT deseado por el receptor, que además de los ERP y los sistemas de gestión pueden incluir tiendas online, PIM y cualquier otra herramienta que pueda utilizar. A medida que se estructuran los datos, se erradica cualquier esfuerzo manual. Debido a las verificaciones previas, solo los datos completos, correctos y actuales ingresan en sus sistemas internos.

El remitente y el receptor pueden acceder al MDM en todo momento para navegar a través de todas las fichas de productos, registros y comunicaciones anteriores presentes y pasados. Incluso puede utilizar este registro de datos de productos para realizar licitaciones y adquirir nuevos artículos.

3.2 Casos de uso especiales

Si bien las pymes pueden estar satisfechas de recibir acceso a MDM, los proveedores muy grandes o que solo tengan un proveedor, pueden considerarlo una carga. Para ello, puedes recibir los datos de sus productos a través de la integración con sus grupos de datos existentes (por ejemplo, GDSN). Alternativamente, la integración se puede establecer con el sistema de TI del remitente. Solo cuando faltan datos o son incorrectos, deben iniciar sesión en el MDM o, si lo desean, enviar la ficha de producto corregida.

Por otro lado, los proveedores muy pequeños pueden tener problemas con sus requisitos. Necesitan que el MDM sea muy fácil de usar y que sea muy explicativo por sí mismo. Por supuesto, también podemos ofrecerles formación. Si necesita imágenes de productos, puede ofrecerles una búsqueda en la base de datos de un proveedor de imágenes externo.

Como remitente que utiliza MDM, también puede proporcionar los datos de sus productos a otros grupos de datos (como GDSN) utilizados por sus clientes.

Para cada caso de uso, existe una solución adecuada.

4. Qué debes hacer

Aquí hemos presentado solo una parte de las posibilidades técnicas, pero, por supuesto, hay mucho más de lo que hablar. Antes de entrar en más detalles, recomendamos establecer un equipo interno de expertos y un responsable del proceso. Teniendo en cuenta la primera imagen de este documento, a menudo se da el caso de que no existe un producto central o un equipo de datos maestros, y la información se distribuye entre varios departamentos. Por lo tanto, un proyecto comienza asignando roles y responsabilidades. Una vez establecido, el equipo debe explorar y comprender a las partes interesadas, los departamentos y los sistemas de IT que forman los procesos. Solo entonces puede comenzar el análisis de requisitos para una herramienta MDM.

Un proveedor cualificado le ayudará a comprender las posibilidades de digitalización de los casos de uso y procesos específicos de su empresa. Por lo tanto, durante el análisis, se recomienda utilizar su experiencia en consultoría y proyectos para abordar sus desafíos. Como la introducción de una herramienta MDM a menudo significa la creación de procesos completamente nuevos, es posible que desee considerar una prueba de concepto o una implementación por fases de funciones del MDM. Esto le permite reevaluar sus decisiones y utilizar el sistema MDM de manera óptima.

Si necesita asistencia en las primeras etapas de la consideración de un sistema MDM, no dude en contactarnos.

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