Los cuatro desafíos de la facturación electrónica

La Facturación Electrónica: un tema candente a nivel mundial

El mercado de la facturación electrónica está creciendo por todo el mundo. Según el informe de Billentis ‘E-Invoicing/E-Billing – entering a new era 2015’ (Facturación electrónica - entrando en una nueva era 2015), casi 42 mil millones de los 500 mil millones de facturas expedidas en todo el mundo habrán sido sin papel en 2015. En los próximos 5 años se espera una tasa de crecimiento sostenido del 10 al 20 %. Esta estimación la recoge el sondeo realizado por la Asociación Europea de Proveedores de Servicio de Factura Electrónica (EESPA, por sus siglas en inglés), que anunció una tasa de crecimiento del 17 %, basada en una comparativa con los datos de 2013 y 2014.

En los anteriores años, compradores (tales como cadenas de minoristas) y proveedores de servicios fueron los pioneros del desarrollo de la facturación electrónica. Latinoamércia fue la región líder. Desde el punto de vista de la industria, el sector minorista, la sanidad y las empresas de logística fueron los pioneros en B2B, igual que el sector de las telecomunicaciones con el B2C. En la actualidad, la facturación electrónica está presente en todo el mundo, independientemente del tamaño de la empresa o del sector. Además, la facturación electrónica es obligatoria en cada vez más países, por lo menos en el sector B2G o en algunas entidades que están obligadas a facturar sin papel. 

Beneficios ampliamente difundidos

Gartner y Billentis declararon por unanimidad que los proyectos de facturación electrónica normalmente se amortizan por sí solos en un plazo de entre 6 a 18 meses. Muchos estudios confirman que el procesamiento automatizado de la facturación electrónica ofrece diversas ventajas. Las más destacadas son:

• la reducción del extravío de facturas,
• mejora del flujo de caja,
• la reducción del tiempo de aprobación,
• una mejor calidad de los datos,
• la reducción de los costes de administración,
• una menor duplicidad de facturas.

A pesar de conocerse esta información y de evidencias procedentes de proyectos a largo plazo, todavía existen detractores en cada país, empresa o sector. El informe "e-Invoicing Benchmark" (2014) de PayStream Advisors mostró que apenas una cuarta parte de las empresas reciben facturas electrónicas. La razón principal por la que muchas organizaciones no quieren implementar la facturación electrónica es que creen que el proceso actual ya les va bien. Los mayores retos radican en la incorporación e integración de socios, el cumplimiento legal en un ámbito multinacional, los procesos internos de cada empresa y la falta de información respecto a las ventajas de dicha implementación. Analicémoslo en detalle.

La incorporación de socios y el mantenimiento

Problema potencial: Las empresas temen que les va a llevar mucho tiempo migrar del sistema actual a una facturación electrónica con decenas o centenares de socios, y el mantenimiento del proyecto.

Solución: Los proveedores de servicios han creado herramientas avanzadas como guías, seminarios webinars, talleres, y formación a distancia, ofreciendo un Servicio de Atención multilingüe para clientes internacionales. Esto se recomienda para priorizar la incorporación de socios y ayudar a los proveedores a convencer a los pocos que se opongan.

Cumplimiento de la legalidad multinacional

Problema potencial: Hacer un seguimiento de todos los problemas legales relacionados con la facturación electrónica es verdaderamente difícil. Incluso dentro de la UE existen requisitos diversos y complejidades nacionales, p. ejemplo: si se debe o no usar una firma electrónica, EDI o cualquier otro método de autentificación. Sin olvidarnos tampoco del "método de aprobación" en países como Turquía o México, donde se requiere la integración con servidores gubernamentales.

Solución: Debido a que existen regulaciones que pueden constituir un auténtico desafío, las empresas deberían colaborar con un proveedor experimentado que garantice el cumplimiento legal en muchos países, así como la interoperabilidad con otros proveedores.

Procesos internos de cada empresa

Problema potencial: Dependiendo de la estructura de la empresa, muchos de los departamentos pueden estar implicados en el proyecto de facturación electrónica. Con toda seguridad los departamentos de finanzas y contabilidad son los más afectados, pero también los departamentos de ventas o adquisiciones, cadena de suministro o IT son departamentos que deberían participar. Además, los departamentos a menudo usan varios sistemas IT y los datos se dispersan por toda la empresa.  Algunas empresas reacias a cambiar los procesos, por otra parte se ocupan en negociar los precios de impresión y escaneado para facturas tradicionales.  

Solución: Un proyecto de facturación electrónica conlleva un ahorro significativo para la empresa y debería tener a un ejecutivo de alto nivel (p. ej., un Miembro del Consejo de Administración), que supervise el proyecto, determine las prioridades, e involucre a todos los departamentos necesarios. Finalmente, la facturación electrónica (o, yendo más lejos, el P2P) requiere la integración de sistemas que ofrezcan datos completos y fiables que permitan mejorar el proceso de toma de decisiones.  

Seguridad de datos, almacenamiento,..., ¿o mera concienciación?

Problema potencial: Siempre existen razones para posponer el proyecto. Lo curioso es que hay empresas de tamaño semejante, con un perfil de negocio parecido, que cooperan con un grupo de clientes y proveedores similar, y que apuestan por estrategias muy diferentes en lo referente a la facturación electrónica.

En el caso del primer grupo, la facturación electrónica ya ha resultado beneficiosa y, gracias al impacto de la red, consiguen grandes ahorros, los cuales se traducen en cifras tangibles, especialmente cuando un negocio se ha expandido y ha ampliado su cartera de socios, tanto clientes como proveedores. Dichas empresas, mayoritariamente "invitadas" a usar la facturación electrónica por parte de sus clientes clave, preparaban ya los sistemas que necesitaban para automatizar los procesos que les permitieran procesar electrónicamente la totalidad de las facturas.

El otro grupo sigue sin ver los beneficios de la facturación electrónica. Son empresas que por lo general han colaborado durante algunos años sólo con un único cliente que les exigía la facturación electrónica. Por lo general, los que pertenecen a este grupo no quieren expandir su proyecto hasta que otros socios no les fuercen a hacerlo.

Solución: Los responsables de la toma de decisiones deberían empezar a pensar en la facturación electrónica y adoptar una mentalidad abierta, con el fin de averiguar cómo puede cambiar la operativa de sus empresas. Merece la pena. Para animar a los socios de negocio a usar esta opción, es crucial publicar cálculos y presentar estudios de casos que hagan más entendible el potencial de la facturación electrónica.

Según numerosos informes mencionados al inicio de este escrito, el mercado de la facturación electrónica seguirá creciendo. Es difícil imaginar que empresas que ya hayan implementado los proyectos de facturación electrónica los abandonen. Debido a la presión financiera, así como a los requisitos de socios u a otras obligaciones legales, miles de entidades se unirán a la comunidad que usa la facturación electrónica. Es sólo cuestión de tiempo. Es muy probable que en 5 o 10 años, la facturación electrónica sea en una solución estándar y que, en un futuro, la gente esboce una sonrisa socarrona cuando se mencione la factura impresa, los sobres, los sellos y el tiempo de espera de varios días para recibir las facturas. En la actualidad la facturación electrónica está de moda.