RPA (ing. Robotic Process Automation) - robotización de los procesos de negocio, en otras palabras, utilizar herramientas informáticas para dar soporte a los empleados de la compañía en sus tareas diarias. Las herramientas son programables y los procesos que gestionan se basan generalmente en los conocimientos y la práctica empresarial en materia de gestión y optimización del trabajo en las compañías.
Hasta hace poco, la robotización parecía estar solo al alcance de las grandes organizaciones empresariales. Sin embargo, la tendencia hacia una mayor digitalización ha llevado a una situación en la que los robots de software están al alcance de prácticamente todas las empresas, en cada etapa de su desarrollo. La robotización suele ir acompañada del Aprendizaje Automático (ML – Machine Learning) y de la Inteligencia Artificial (AI – Artificial Intelligence), que dan un gran impulso a su actividad.
Comarch ERP Enterprise |
En esta solución ERP para grandes empresas, un proceso empresarial típico pasa por muchos departamentos. Compuesto de múltiples pasos individuales, ese proceso requiere un gran número de fuentes de datos, es relativamente complejo y deja potencialmente mucho margen de error. Por eso es esencial utilizar las tecnologías más innovadoras para reducir la cantidad de errores. De esta manera, el trabajo puede automatizarse y los procesos creados pueden funcionar con fluidez, sin necesidad de que el usuario intervenga.
Aquí es precisamente donde entra en escena la robotización (RPA). Comarch ERP Enterprise ofrece sobre todo un motor potente “Workflow”, que permite a los usuarios definir fácil y rápidamente los flujos de trabajo que:
El elemento más importante es la posibilidad de interactuar con los sistemas externos. Como la solución ERP nunca funciona de forma independiente, es muy importante poder combinar entre si los procesos de diferentes sistemas. De esta forma podemos empezar a construir unos procesos de negocio verdaderamente integrados en lugar de unos sistemas que funcionan cada uno en su “isla”.
Un ejemplo puede ser una factura de un proveedor que se escanea mediante OCR en la solución DMS, y, a continuación, pasa a ERP y al portal del proveedor indicando el resultado e iniciando el pago
Si se cumplen todas las condiciones, el proceso en varios sistemas se desarrolla prácticamente de forma automática y, en caso de cualquier problema, el proceso informa al usuario correspondiente, proporcionándole la información correspondiente para que éste pueda tomar una decisión rápida y basada en los datos proporcionados para que el proceso vuelva a su camino correcto.
Comarch ERP Altum |
El sistema Comarch ERP Altum ha sido equipado con herramientas que permiten realizar de forma autónoma tareas repetitivas, que pueden basarse en algoritmos definidos. El proceso una vez programado realizará de forma automática las actividades planeadas de acuerdo con reglas de trabajo previamente definidas. Los robots de Comarch ERP Altum permiten informar a los usuarios sobre una situación determinada en el sistema e indicar el trabajo que se debe realizar. Otro efecto de dicha automatización es la posibilidad de programar un mecanismo automático (robot), de tal manera que pueda preparar el documento necesario de forma totalmente independiente en el sistema ERP, cumplimentándolo con los datos correspondientes. En las siguientes etapas del proceso, el robot puede realizar distintas tareas, p.ej. aceptar e imprimir el documento creado o enviarlo al sistema del cliente. Robotización de los procesos Comarch ERP Altum permite realizar de forma automática el mismo rango de trabajo que podría realizar un empleado utilizando el interfaz del sistema.
• Preparación independiente de Pedidos de Compra basados en el Balance de Existencias
• Automatización de tareas en el marco de las transacciones internas entre compañías que funcionan en una misma estructura empresarial
Comarch ERP XT |
La robotización de los procesos también está al alcance de las pequeñas empresas a las que está destinado el sistema Comarch ERP XT. Los robots utilizados consiguen que el programa a veces “piense” por el usuario y pueda realizar algunas tareas por él. Sugerencias inteligentes durante la expedición de documentos, envío de documentos a contabilidad o envío de archivos SAF-T y declaraciones de impuestos a los organismos pertinentes de la Administración son solo algunos ejemplos.
El sistema busca a cada paso lugares, en especial en el ámbito de la facturación, y tareas en las que, con el uso del robot, pueda sustituir al empleado y sugerirle una solución más rápida o simple. Un buen ejemplo es el uso de la Inteligencia Artificial para comprobar y hacer sugerencias a la hora de extender y enviar facturas cíclicas. Otro es sugerir qué funciones utiliza el operador con mayor frecuencia y sacarlas al escritorio para que la próxima vez puedan utilizarse lo más rápido posible. El sistema también tiene la posibilidad de comunicar e intercambiar datos con bancos, propone de forma automática el modelo del impreso de la factura.
El operador del sistema recibe información sobre todos los plazos importantes y acciones relacionadas a realizar. Esta opción permite que el operador no tenga que preocuparse por no pagar un impuesto en un plazo determinado.
Robots en Comarch DMS |
El sistema Comarch DMS está equipado con mecanismos que permiten automatizar algunos procesos de negocio y tareas. Es posible indicar reglas que ahorren el tiempo necesario para introducir los distintos valores en las casillas correspondientes, según las cuales el sistema introducirá los valores correspondientes. La automatización del sistema DMS no solo permite cumplimentar documentos de forma automática, sino también el procesamiento automático de los documentos en las fases posteriores de un flujo de trabajo de documentos definido. Gracias a la entrega automatizada de documentos, los usuarios pueden evitar que se produzcan cuellos de botella recurrentes que aparecen en algunos procesos (por ejemplo, derivados del largo tiempo necesario para que los empleados manejen los documentos) y utilizar el tiempo ahorrado para completar otros procesos empresariales clave.
Durante el procesamiento automático Comarch DMS comprobará las reglas definidas y procesará el documento por las distintas etapas, permitiendo la posibilidad de aceptación manual si es un paso imprescindible.
Un complemento evidente de los asuntos relacionados con la automatización y la robotización de los procesos es el uso del servicio Comarch ROC que elimina la participación del hombre en el proceso de introducción de facturas. El sistema descarga las facturas de forma independiente, procesa los datos que contienen y pasa los documentos terminados para su posterior procesamiento.
Comarch IBARD |
No es nada nuevo que los responsables de datos tienen que enfrentarse a la necesidad de simplificar y automatizar los procesos responsables de garantizar la seguridad y continuidad del trabajo que, aunque son elementos claves en la gestión de un negocio, no proporcionan beneficios tangibles para el desarrollo del negocio.
El servicio Comarch IBARD está equipado con un creador intuitivo y flexible de programas de copias de seguridad, que permite una cantidad ilimitada de configuraciones de tareas de copia de seguridad. La tarea una vez configurada se realiza de forma automática, sin participación ni intervención del usuario. Por lo tanto, el proceso de copias de seguridad está automatizado, los empleados no tienen que recordar controlar continuamente el proceso de creación copias de seguridad y pueden disfrutar de su tiempo con más eficacia.
Business Inteligence and RPA |
Todas las soluciones, incluso las más innovadoras y robotizadas requieren de soporte por parte de los datos que se están procesando. La herramienta Business Intelligence junto con BI Point ayuda a tomar decisiones de negocio acertadas basadas en los datos de los sistemas Comarch ERP. El usuario siempre tiene certeza de que los datos son actuales y proporcionados en la forma deseada. Además, el módulo no sólo envía las listas e informes de forma automática en los periodos de tiempo definidos, sino que también tiene posibilidad de reaccionar a todas las anomalías enviando alarmas al usuario si fuera el caso.
Cuéntenos sus necesidades de negocio. Estamos a su disposición.